A DMARC raportointiohjelma voi sisältää useita erilaisia tietoja. Aggregaattihavainnot, viestikohtaiset epäonnistumisraportit ja tutkittavaksi ladatuilla alkuperäisillä sähköpostiviesteillä ei ole samaa sisältöä tai näkyvyyttä.
Aloita tiedoista, jotka todella tulevat järjestelmiisi. Päätä sitten, miksi sitä tarvitaan, kenen pitäisi nähdä se, missä se käsitellään ja milloin se pitäisi poistaa. Käsittele niitä toimintapäätöksinä, jotka tukevat organisaation vaatimuksia, sen sijaan, että määrität kaikelle yhden tietosuojatunnisteen, jota kutsutaan DMARC raportiksi.
Kartoita keräysvaiheet
Luettele vastaanottava postilaatikko, tallennustila, jäsentäjä, analyysialusta, vienti, tukikanavat ja muut työnkulussa käytetyt tekoälypalvelut. Sisällytä järjestelmänvalvojan lokit ja vianmäärityksen aikana luodut kopiot.
Kirjaa ylös, mitkä tiedot pääsevät kuhunkin vaiheeseen ja mitkä osapuolet käyttävät sitä. Analyysitoimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa ei määrätä, että jokainen myöhempi vienti tai ladattu viesti noudattaisi samaa käsittelyjärjestelyä.
Pidä palvelu- ja tilirajat selkeinä, kun yksi perintäjärjestelmä tukee useita asiakkaita. Analyytikon pääsy yhteen vuokralaiseen ei saa paljastaa hiljaa toisen vuokralaisen raportteja tai tutkimusnäytteitä.
Erottele tietotyypit
| Materiaali | Käsittelykysymys |
|---|---|
| Aggregaattiraportit | Mitä toimialuetason toimintaa ja toiminnallisia suhteita havainnot voivat paljastaa? |
| Vikailmoitukset | Mitä viestikohtaisia tietoja voidaan sisällyttää ja onko kerääminen tarpeellista? |
| Alkuperäiset viestinäytteet | Mitä osoitteita, otsikoita, sisältöä ja liitteitä ladataan? |
| Vienti- ja tukikopiot | Kuka saa kopion ja miten se säilytetään? |
RFC 9990 jakso 7 kuvaa koosteraportointia ryhmiteltynä toimialueen todennustiedona yksittäisten viestirunkojen sijaan. Arvioi silti palvelusi keräämät todelliset tiedot, laajennukset ja ympäröivät toimintatiedot. Vältä käsittelemästä suunnittelutarkoitusta yleisenä oikeudellisena päätelmänä jokaisesta käsittelyympäristöstä.
RFC 9991 jakso 7 kuvailee vikaraportoinnin erilaisia sisältö- ja paljastamisriskejä. Pyydä sitä vain, jos tarve, saatavuus ja käsittelyjärjestelyt on arvioitu. Rua-aggregate-pyyntöä ei pidä kuvata ikään kuin se valtuuttaa kokonaisten käyttäjien postilaatikoiden keräämisen.
Pyydä pienintä hyödyllistä tutkimusnäytettä
Jos raporttirivi ei tunnista palvelua, edustajan vastaanottama viesti voi auttaa. Määritä, mihin identiteetti- tai reittikysymykseen näytteen tulee vastata, ennen kuin pyydät kaikki siihen liittyvät viestit.
Käytä hyväksyttyjä editointimenetelmiä, jotka säilyttävät tehtävään tarvittavat todisteet. Allekirjoitetun viestin muokkaaminen voi vaikuttaa myöhemmin DKIM varmistus, joten säilytä ero alkuperäisen luotettavan vastaanottimen tuloksen ja muokatun kopion välillä.
Kuvakaappauksen jakaminen voi olla helpompaa, mutta siitä voi puuttua diagnoosiin tarvittava kirjekuori tai allekirjoitustunnukset. Valitse näyte, joka vastaa varsinaiseen kysymykseen, ja kirjaa ylös, mitä poistettiin tai muutettiin.
Hallitse pääsyä ja toissijaista käyttöä
Anna operaattoreille heidän tehtäviensä edellyttämä käyttöoikeus asianmukaisin asiakas- ja toimialueen rajoilla. Tarkista vientiluvat, tuen käyttöoikeudet ja mitä tapahtuu, kun käyttäjä tai toimittaja on pois käytöstä.
Arvioi lisäanalyysikohteet erikseen. Viestinäytteen lähettäminen tekoälypalveluun, lippujärjestelmään tai henkilökohtaiseen postilaatikkoon on toinen käsittelyvaihe; sen ei pitäisi olettaa olevan suojattu vain siksi, että alkuperäinen keräilijä on hyväksytty.
Todennusjäsentäjä vastaanottaa myös epäluotettavaa syötettä. RFC 9990 kohta 8.1 tunnistaa purku- ja XML-resurssien ehtymisen riskit. Rajoita näitä resursseja, säilytä alkuperä ja pidä huoli siitä, ettei raportin sisältöä kohdeltaisi ohjeina käyttöedustajalle.
Käsittele tarpeettoman kopioinnin esimerkki
Tässä synteettisessä tapauksessa analyytikon on verrattava From DKIM -allekirjoitusverkkotunnukseen. Sen sijaan tukipyyntö pyytää jokaista epäonnistunutta viestiä ja kaikkia liitteitä viikolla.
Pyydetty määrä ylittää ilmoitetun kysymyksen. Ryhmä rajaa pyynnön edustavaan valtuutettuun otokseen, asiaankuuluviin alkuperäisiin otsikoihin ja raportointiväliin. Se tallentaa, missä todisteet on tallennettu ja kenellä on pääsy niihin.
Toinen tapaus saattaa todella tarvita laajempaa joukkoa. Dokumentoi syy ja laajuus selkeästi sen sijaan, että antaisit helpoimman latausmekanismin päättää keräyskäytännöstä.
Määritä säilyttäminen ja poistaminen koko työnkulussa
Valitse säilytys toiminnallisen tarpeen ja sovellettavien organisaatiovaatimusten mukaan. Älä keksi yleistä DMARC säilytysaikaa tai esitä protokollaasiakirjaa lainkäyttöaluekohtaisena oikeudellisena neuvona.
Sisällytä säilytysarviointiin raakaliitteet, jäsennetyt tietueet, välimuistit, viennit, varmuuskopioiden käsittely ja tukikopiot. Sovellusasetus, joka poistaa kojelaudan rivejä, ei välttämättä poista jokaista kopiota.
Käytä tätä havainnollistavaa käsittelyn tarkistuslistaa jokaisessa kokoelmassa tai tutkimuksessa. Se on suunnitteluapu, ei määrätty lakisääteinen säilytysaikataulu:
- Tarkoitus: nimeä kysymys, johon tiedot vastaavat, esimerkiksi tunnistaa lähetyspalvelu.
- Minimitiedot: luettele tarvittavat raporttivälit ja identiteettikentät; pyytää alkuperäistä sisältöä vain, kun kysymys vaatii sitä.
- Omistaja ja käyttöoikeus: nimeä vastuullinen tiimi ja sallitut roolit asianomaisen asiakkaan tai toimialueen rajalla.
- Prosessorit ja kopiot: tallenna jokainen kokoelma, tuki, vienti- tai tekoälykohde ja hyväksytty jakamisjärjestely.
- Säilytyspäätös: dokumentoi tarkoitukseen valittu ajanjakso tai tarkistuskäynnistin ja sovellettavat vaatimukset sen sijaan, että kopioit yleisnumeroa.
- Poiston laajuus: sisältää raakatiedostot, jäsennetyt rivit, viennin, tukikopiot ja varmuuskopioiden käsittelyn; kirjaa, kuinka valmistuminen tai säilytetty poikkeus tarkistetaan.
Tallenna omistaja, käyttösäännöt, hyväksytyt prosessorit ja tarkistuskäynnistin. Käytä koosteraporttiopas ymmärtää todisteet ja puuttuvan raportin diagnoosi kun tutkitaan keräysvirheitä. Tavoitteena on hyödyllinen, vastuullinen todiste, jonka käsittely on ymmärretty, ei oletuksena mahdollisimman suuri keräys.