एचआर सिस्टम ऐसे संदेश भेज सकते हैं जो आंतरिक मेल की तरह दिखते हैं लेकिन भर्ती प्लेटफार्मों, पेरोल आपूर्तिकर्ताओं और कर्मचारी-सेवा अनुप्रयोगों से उत्पन्न होते हैं। पहला कार्य प्रत्येक मार्ग के लिए संगठन के वास्तविक खाते और मालिक की पहचान करना है। एक पहचानने योग्य आपूर्तिकर्ता ब्रांड इस बात का सबूत नहीं है कि किसी विशेष उम्मीदवार का ईमेल या पेरोल नोटिस नियोक्ता द्वारा अधिकृत किया गया था।
नीति बदलने से पहले स्वामित्व का विभाजन करें
भर्ती संचालन के मालिक को भर्ती अधिसूचनाएं, पेरोल सेवा के मालिक को पेरोल नोटिस और लोगों-संचालन के मालिक को कर्मचारी अपडेट सौंपें। रिकॉर्ड विक्रेता किरायेदार, उद्देश्य, पहचान से, लिफाफा डोमेन, DKIM डोमेन पर हस्ताक्षर करना और चयनकर्ता, उत्तर रूटिंग और अनुमोदित समर्थन संपर्क। यदि कोई प्रदाता कई सहायक कंपनियों को सेवा प्रदान करता है, तो समूह को एक अविभाजित प्रेषक के रूप में मानने के बजाय रिकॉर्ड करें कि प्रत्येक खाते को किस कानूनी इकाई और डोमेन का उपयोग करना है।
इन्वेंट्री में परिचालन मेटाडेटा होना चाहिए, न कि उम्मीदवार सीवी, वेतन विवरण या कर्मचारी पहचानकर्ता। किसी भी आवश्यक प्रतिबंधित साक्ष्य को उचित पहुंच और प्रतिधारण नियंत्रण के तहत संग्रहीत करें। प्रमाणीकरण डिबगिंग कार्मिक डेटा को सामान्य मेल समस्या निवारण टिकट में कॉपी करने की अनुमति नहीं है।
समझें कि परिणाम का क्या मतलब है
RFC 9989 प्रमाणित डोमेन उपयोग का मूल्यांकन करता है। यह साबित नहीं करता है कि एक प्रस्ताव वैध है, एक पेरोल समायोजन सही है या एक भर्तीकर्ता प्रतिबद्धता बनाने के लिए अधिकृत है। रोज़गार निर्णय और बैंक-विवरण परिवर्तन को अपनी स्वयं की सत्यापन प्रक्रियाओं के अंतर्गत रखें। समझौता किया गया स्वीकृत खाता अभी भी प्रमाणित भ्रामक सामग्री भेज सकता है।
प्रमाणित पहचान के साथ दृश्यमान पहचान की तुलना करने के लिए विश्वसनीय प्राप्त-प्रणाली परिणामों और हेडर का उपयोग करें। आपूर्तिकर्ता लोगो या प्रेषक द्वारा डाले गए अविश्वसनीय हेडर वाले स्क्रीनशॉट पर भरोसा न करें। आपूर्तिकर्ता से उसकी वर्तमान, खाता-विशिष्ट कस्टम-डोमेन प्रक्रिया के बारे में पूछें और क्रेडेंशियल उजागर किए बिना कॉन्फ़िगरेशन साक्ष्य बनाए रखें।
पेरोल साक्ष्य उधार लिए बिना कर्मचारी नोटिस की जाँच करें
मान लीजिए कि उम्मीदवार और पेरोल नोटिस अपने संबंधित डोमेन से मेल खाने वाले हस्ताक्षरित डोमेन का उपयोग करते हैं, जबकि employees.hr.example कर्मचारी नोटिस के फ्रॉम में दिखाई देता है और provider.example.net इसका DKIM d= डोमेन है। यह मानते हुए भी कि हस्ताक्षर सत्यापित है, यह सख्त DKIM विफल रहता है संरेखण. ये काल्पनिक पहचान हैं, हस्ताक्षरित नमूने या वास्तविक क्रिप्टोग्राफ़िक जाँच नहीं। पेरोल परिणाम एक अलग कर्मचारी-नोटिस बेमेल को बंद नहीं कर सकता।
RFC 9989 धारा 4.4 और 5.3.5 पूर्णता के लिए अन्य प्रासंगिक संरेखित पथों पर विचार करने की आवश्यकता है DMARC परिणाम। के लिए p=reject परिनियोजन, धारा 7.4 और 8 के बजाय वैध DKIM आवश्यकता है SPF अकेला। अलग से, एक उम्मीदवार का उत्तर एक आउटबाउंड संदेश के बावजूद गलत भर्ती कतार तक पहुंच सकता है। स्वीकृत उत्तर गंतव्य को काल्पनिक रिकॉर्ड और नियंत्रित खातों के साथ सत्यापित करें, न कि वास्तविक आवेदकों या कर्मियों के विवरण के साथ।
वास्तविक कर्मचारी और उम्मीदवार की यात्राओं का परीक्षण करें
समर्थित परीक्षण वातावरण में अनुमोदित काल्पनिक आवेदक और कर्मचारी खाते का उपयोग करें। अपने वास्तविक एप्लिकेशन वर्कफ़्लो के माध्यम से एक एप्लिकेशन पावती, एक हानिरहित पेरोल अधिसूचना और एक कर्मचारी अपडेट को ट्रिगर करें। नियंत्रित रसीद, प्रमाणीकरण और उत्तर रूटिंग की पुष्टि करें। जांचें कि उम्मीदवार की प्रतिक्रिया किसी अन्य आवेदक के विवरण को उजागर किए बिना अपेक्षित भर्ती कतार तक पहुंचती है। दस्तावेज़ पहुंच और सामग्री की शुद्धता को अलग-अलग स्वीकृति मानदंड मानें।
यदि आपूर्तिकर्ता केवल अपनी पहचान प्रदान करता है, तो व्यवसाय स्वामी को यह तय करना चाहिए कि स्पष्ट रूप से प्रस्तुत समर्थित पता वर्कफ़्लो आवश्यकताओं को पूरा करता है या नहीं। किसी परीक्षण को सफल दिखाने के लिए किसी असमर्थित कॉन्फ़िगरेशन के माध्यम से नियोक्ता की पहचान में हेरफेर न करें या व्यापक बाईपास नियम न जोड़ें। समर्थित परिवर्तनों का पुनः परीक्षण करें और किसी भी शेष सीमा का दस्तावेजीकरण करें।
ऑफबोर्डिंग को प्रेषक शासन से जुड़े रखें
जब कोई एजेंसी अनुबंध समाप्त हो जाता है, पेरोल प्रदाता बदल जाता है या एचआर प्रशासक चला जाता है तो प्राधिकरणों की समीक्षा करें। कुंजियाँ या DNS निर्भरताएँ समाप्त करने से पहले उत्तराधिकारी वर्कफ़्लो की पुष्टि करें। समय-संवेदनशील उम्मीदवार और पेरोल संदेशों के लिए नामित पुनर्प्राप्ति स्वामी को सुरक्षित रखें। मार्ग को स्वीकृत तभी चिह्नित करें जब सेवा स्वामी वर्तमान परीक्षण साक्ष्य को मंजूरी दे; न तो DNS रिकॉर्ड और न ही प्रमाणीकरण पास रोजगार, गोपनीयता या नियामक अनुपालन प्रमाणन है।